Bei Geschäftsfahrten soll auf unnötige Autofahrten verzichtet werden. Das Spesenreglement ist ein wichtiges Instrument, das Verhalten zu steuern. Es kann eine Priorisierung der nachhaltigen Verkehrsmittel erfolgen, indem der öV und für kurze Wege auch der Fuss- und Veloverkehr vorgesehen werden.

Dabei können zumutbare Distanzen pro Verkehrsmittel und je nach Zweck der Geschäftsfahrt definiert werden. Wenn dies nicht möglich ist, soll auf das Car-Sharing oder die geteilten Dienstfahrzeuge zurückgegriffen werden. Geschäftliche Fahrten mit dem privaten Auto sollen nur in Ausnahmenfällen mit vorgängigem Antrag gestattet und lediglich mit einem kostendeckenden Kilometeransatz vergütet werden.

Bei der Spesenabrechnung soll der Prozess transparent und effizient funktionieren.